2012年7月25日水曜日

時間を無駄にしないMTGの進めかた

今回はどうやってMTG(会議)を進めていくか、まとめておこうと思います。
基礎的な話なので、しっかりできている場合は読み飛ばしてもらえたら。

正直、会社と学生団体とは仕事のスピード感も違いますし、
1つの活動に関わる人数も違うため、今回は学生団体寄りの会議の進めかたです。

正直、良い会議になるかどうかは、会議を行う前にほぼ決まっています。

・会議の前にどんな準備をすればいいのか
・どうやって会議を進めていけばいいのか
・会議のときに何を考えておけばいいのか
・どんな会議が理想的なのか

について、なにかしら気付きがあればと思います。



まず、会議の流れですが、

1.アジェンダの共有/情報共有
2.メンバー同士での話し合い
3.報告/まとめ
4.次回のアジェンダ設定/TODO共有

というのが大まかな内容になると思います。

順序にそって、どういった点に気をつければいいかまとめておきます。


1.前提条件/決定事項を共有し土俵を整える

まずは、メンバー全員でしっかり共有することで、話がずれないようにしましょう。

よくあるのが間違っていることは言っていないけれども、関係ないことを話す場合です。
もしくは、前提条件が違って、議論が噛み合わない場合。

こうなったときは間違っているわけではないので、話が完全に止まってしまいます。
そうならないように、しっかりと共有しておきましょう。

項目としては、
・チームの目標
・会議のアジェンダ
・前回決まったこと
 を共有しておくといいです。

チームや組織の目標は意外と見失いがちです。
初めのうちは特になんでやっているのか、全ての根源になる部分をしっかりと発信しましょう。

アジェンダに関しては、少し多めに設定しておいてもいいかもしれません。

・今回で決定すべきこと
・絶対話し合うべきこと
・時間が余ったら話し合うこと
 の3つのカテゴリーに分けて考えておくと、
時間が余ったときや、話が終わらないときにどこで区切ればいいか判断できます。

また、話し合う各テーマのゴール設定をしっかりしておき、
どの段階まで話し合って決定すべきかはっきりさせておきましょう。

この場でしっかり共有しておくことで、その後の仕事でのズレが格段と減ります。


2.役割分担をはっきりさせる

実際に話し合うときに気を付けてほしいことですが、
会議中に誰がなにをするのかはっきりさせておきましょう。

絶対必要なのが「議事録」
正直、議事録を取ることは面倒ですが、人は話したことを大抵忘れるので、
絶対に議事録を取る必要があります。
※議事録のとり方はまた別の機会に。

次に「司会/進行」
話が逸れないようにしっかりと進行していきます。
話し合う時間も目安としてあると思うので、かなり過ぎそうな場合には、
次回に回すのかどうするのか判断する必要があります。


この2つの役割以外のメンバーはどんどん意見を言っていきましょう。
ただいるだけでは意味がないので、積極的に動きましょう。

3.課題やタスクを事前にやっておく。

話し合うことが決まっていれば、事前にどんなことを調べればいいか分かります。
決して手ぶらで話し合いをしないように。
後述しますが、そのために事前に課題を出しておくこと。

4.決定事項/未確定事項をはっきりさせる

会議の終わりには報告をして、まとめると思います。
その際には、
・なにが決まったのか
・まだ検討中のことはなにか

といった点をしっかり確認して、しっかり少しずつ前に進みましょう。

ここでの決定事項は次回MTGの冒頭で再度共有することで、
一度決めたことを忘れずに、それを前提として次の話し合いに進めていきます。

5.各自の課題を洗い出す

最後は、次の会議までに各自が何をすればいいのか、
全員のTODOをしっかり共有しましょう。

これをしっかりしないと、主体性などを持たずに、
なんとなく次回の会議に参加することになってしまいます。

ここでしっかりと各々の課題が分かっていれば、
次の会議で何を話すのか、大まかなアジェンダもできるはずです。



会議は全員が参加する大事な時間だからこそ、
なにをするのか事前に共有することでしっかりと全員が理解するようにしましょう。

1ヶ月先までのおおよその会議のアジェンダやスケジュールは作っておいたほうがいいです。


ぜひ有意義な会議を作っていってください!



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